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行政公章管理使用办法

第一章  总则

第一条  为规范学院行政公章管理和使用，维护行政公章使用的严肃性，避免因管理和使用不当出现经济、法律、行政等问题，根据《山东大学印章使用与管理规定》，结合学院实际，制订本办法。

第二章  管理

第二条  学院行政公章由学院办公室主任（或行政秘书，下同）保管，办公室主任不在位时，经学院分管行政工作院领导同意后可委托他人代管，并与代管人员妥善交接相关工作。

第三条  行政公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事，认真审阅用印内容，检查审批手续，履行登记制度。

第四条  保管行政公章的桌、柜等应牢固加锁，行政公章使用后要及时收存锁好，不得随意放置。

第五条 盖章需在学院办公室进行，任何人不得擅自将行政公章带离办公室。如确需带出使用，需提交书面申请，由学院分管行政工作院领导审批同意后方可带出。

第六条  使用行政公章必须在《华体体育在线登录(china)有限公司行政公章使用登记表》上登记，清晰准确填写日期、事由以及审批人、用章人、经办人等项，未在该表登记过的材料所盖行政公章均为无效用印。用印留存的材料应定期整理、归档。

第七条  假期内行政公章使用按照假期值班安排的临时用章规定执行。

第三章  使用和审批

第八条  以学院名义发布或向上级提交的各类通知、请示、报告、邀请函等正式文书以及相关附件报表等，开具介绍信、成绩证明、政审材料、就业推荐材料等非经费报销材料，明确要求由单位主要负责人签字的，必须经学院院长或党委书记签字后方可盖章。未明确要求由单位主要负责人签字的，由分管相关工作院领导签字后盖章。

第九条  个人科研经费报销凭据由项目负责人签字后盖章。学院经费报销凭据需经分管财务工作院领导审核并由项目负责人签字后方可盖章。经费报销凭据盖章须登记在相应专项用章登记本上。

第十条  经费报销凭据之外的各类需用章文件，用章处已经按规定由学院主要负责人或分管相关工作院领导签字的，可直接登记盖章。需用章文件上无院领导签字的，需填写《华体体育在线登录(china)有限公司行政公章使用审批表》，由学院主要负责人或分管相关工作院领导审批签字后方可盖章。遇特殊情况学院主要负责人或分管相关工作院领导无法签字的，可在征得其同意后，凭有效审批意见截图登记盖章，审批意见截图打印后交由院办留存备查。

第十一条  有下列情况之一的，不得用印。

（一）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

（二）未经学院主要负责人或分管相关工作院领导审批签字的文件、材料；

（三）与本学院工作无关的文件、材料；

（四）空白的介绍信、证件、奖状、表格、公文格式纸等材料。

第四章  附则

第十二条  本办法由华体体育在线登录(china)有限公司办公室负责解释。

第十三条  本办法自2020年11月16日起施行。